Deel I: Planner
Herzieningen van de basisbegrippen van effectieve planning (SMART)
- Maak een lijst van alle verwachtingen van het project (Wat? )
- Structureer het project in deliverables en sub-deliverables (eenvoudige WBS)
- Deze werkwijze maakt het mogelijk om de stakeholders in het project te identificeren (Wie? )
- Zodra de Who Will Do What geïdentificeerd we kunnen vaststellen
- Taakduur (hoeveel? Tijd/budget)
- Het Hoe? en Wanneer? taken uitvoeren
- Om de totale duur van het project (start-einde) zo nauwkeurig mogelijk te bepalen
In de praktijk brengen
Stel op basis van een gestructureerd voorbeeld alle functies van Planner in
Functies
- Creatie van een publiek of privaat plan (project)
- Codeer de lijst met uit te voeren taken
- Taken instellen: Naam, Vervaldatum, Toewijzing
- Verplaatsen / Verwijderen / Wijzigen
- Labels toewijzen (kleurcode)
- Compartimenteer het project (Notion of Deliverable)
- Tips & Trucs
Beheer het project visueel
- Filter projectinhoud op Deadline/Prioriteit/Voortgang/Kleurgecodeerd Label/Emmer/Toewijzing
- Groeperen op compartiment/toewijzing/voortgang/vervaldatum/label/prioriteit
- Volg de voortgang in de vorm van tabel / grafiek / kalender
analyseer de collaboratieve impact van Planner
- Analyse van de impact van Planner in UW Outlook 365 e-mail en die van degenen die met u samenwerken in uw dagelijkse projecten.
MS Planner maakt deel uit van de Office 365-suite en is volledig geïntegreerd met andere Office 365-toepassingen. Als u Microsoft Teams al gebruikt, kunt u een Scheduler-abonnement hosten in uw Teams-werkruimte, zodat iedereen er toegang toe heeft.
Deel II: Teams
Microsoft heeft niets uitgevonden, het heeft gewoon je oude “face-to-face vergaderingen” “gevirtualiseerd”.
De werkfilosofie van Teams >< Outlook
Communicatie- en deeltools voor Teams en Outlook 2 met een ander bereik
- Begrijp het verschil tussen een verzonden en interactieve communicatie en weet afhankelijk van de situatie hoe je Teams en / of Outlook op de juiste manier kunt gebruiken
Het verschil tussen de 2 hoofdonderdelen van Teams
- Degene die werd gebruikt om te communiceren (voorheen Skype of Skype for Business genoemd)
- Degene die wordt gebruikt om samen te werken (werken in “teams” / “teams”)
Dit om te weten wanneer de ene of de andere effectief en op de juiste manier moet worden gebruikt
Het onderdeel Communicatie met Teams
De 2 soorten communicatie in teams
- Informele communicatie (verzoek om snelle informatie)
- Bellen met een of meer personen in Audio en Visio
- Sms-berichten uitwisselen (Chat – Conversatie)
- Formele communicatie door het verzenden van een uitnodiging om deel te nemen aan een “virtuele vergadering”
- Vanuit Teams of Outlook (Agenda)
De communicatieconsole van de teams
Tijdens virtuele vergaderingen
- Bekijk de lijst met andere deelnemers
- Chat (schriftelijk gesprek)
- Steek je hand op om vragen te stellen
- Het camerabeeld weergeven of niet weergeven
- Inschakelen/dempen
- Mijn scherm delen
- Oproep verlaten / Deelnemen aan oproep (vergadering)
Vind alle info
- Koppelingen naar uitnodigingen voor vergaderingen om op tijd deel te nemen
- Wat gebeurde er in mijn afwezigheid (Activiteiten)
- Zoek oude gesprekken en start nieuwe onderwerpen opnieuw (Chat – Instant Meeting / Gepland)
De samenwerkingscomponent met Teams
Laten we enkele noties van projectmanagement bekijken
- De 7 grote vragen
- Wees SLIM
- Deliverable Structure and Product (WBS) > Wat?
- RACI Matrix> Wie?
Integratie van een nieuwe Planner gekoppeld aan het Teams team
Samenwerken met anderen in mijn organisatie
- Stel een gestructureerd actieplan op
- Bouw een nieuw projectteam
- Wijs aan dit project de lijst toe van mensen die moeten ingrijpen
- Een rol toewijzen aan mijn projectteamleden (lid/eigenaar)
- Structureren van dit team in kanalen
- Kanalen met tabbladen
DEEL III: Onenote
- Het algemene kanaal om de specificaties van uw project op te slaan
- OneNote 365 gebruiken om CdCh te documenteren en te structureren
- Compartimenteer het notitievak in secties (deliverables)
- Structureer secties in pagina’s en subpagina’s (subproduct/product)
- Coderen in pagina’s
Voortzetting van het samenwerkingsgedeelte van Teams
- Zodra de structuur is voltooid, communiceert u effectief
- Met 1 of meer personen
- Stuur een bericht naar het kanaal
- Werkvergaderingen organiseren
- Informele communicatie (ogenblikkelijk)
- Formele communicatie (via uitnodiging)
- Samenwerken rond hetzelfde document (Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
Samenwerken met mensen buiten mijn organisatie
Sommige Teams-opties zijn niet beschikbaar voor hen om verschillende redenen die u niet kunt beheren, zoals
- Het feit dat ze een Mac/Linux gebruiken…
- Dat ze een WebApps-versie van Teams gebruiken en niet de desktop-app
- Dat hun Teams-account onjuist is ingesteld (u bent niet hun IT)
Oefeningen
De cursus is volledig opgebouwd rond een voor iedereen begrijpelijke ooefening waarbij alle deelnemers samenwerken.
MS Office