Aan het einde van deze cursus zult u in staat zijn om: Alle taken van uw projecten efficiënt te plannen. Effectief te communiceren met uw collega’s en samen te werken (als een team) rond uw project tracking bestanden. (MS Teams). Uw belangrijkste projectdocumenten doeltreffend te structureren, te documenteren en te doorlopen
Plan and collaborate with MS Teams using MS Planner, one note and OneDrive
Voor wie is deze cursus?
Iedereen die in projectmodus werkt en wil weten hoe alle hulpmiddelen van het communicatie/samenwerkingsplatform van Microsoft kunnen worden gebruikt
Vereisten
- Bekend zijn met de Office 365 omgeving en meer specifiek Outlook. Een Office 365-account hebben. Laat Teams, Planner en OneNote software correct configureren.
- Werk dagelijks in projectmodus / wees een projectmanager of teamleider of gewoon een lid van een projectteam.
- Voor “externe consultants” met wie u op de lange termijn effectief wilt samenwerken, is de beste oplossing om een 0ffice 365 persoonlijk account binnen uw organisatie aan te maken (net zoals u een badge en een e-mailadres verstrekt aan uw consultants die fysiek aanwezig zijn op uw locatie)
Weet wie (teams) wat doet; Wanneer, (Planner) en Hoe (OneNote)
Aan het einde van deze training weet je
- Plan efficiënt alle taken van uw projecten
- Communiceer effectief met uw collega’s en werk samen (als een team) rond uw projecttraceringsbestanden. (MS Teams)
- Structureer, documenteer en navigeer efficiënt door de belangrijkste documenten van uw projecten
Deel I: Planner
Herzieningen van de basisbegrippen van effectieve planning (SMART)
- Maak een lijst van alle verwachtingen van het project (Wat? )
- Structureer het project in deliverables en sub-deliverables (eenvoudige WBS)
- Deze werkwijze maakt het mogelijk om de stakeholders in het project te identificeren (Wie? )
- Zodra de Who Will Do What geïdentificeerd we kunnen vaststellen
- Taakduur (hoeveel? Tijd/budget)
- Het Hoe? en Wanneer? taken uitvoeren
- Om de totale duur van het project (start-einde) zo nauwkeurig mogelijk te bepalen
In de praktijk brengen
Stel op basis van een gestructureerd voorbeeld alle functies van Planner in
Functies
- Creatie van een publiek of privaat plan (project)
- Codeer de lijst met uit te voeren taken
- Taken instellen: Naam, Vervaldatum, Toewijzing
- Verplaatsen / Verwijderen / Wijzigen
- Labels toewijzen (kleurcode)
- Compartimenteer het project (Notion of Deliverable)
- Tips & Trucs
Beheer het project visueel
- Filter projectinhoud op Deadline/Prioriteit/Voortgang/Kleurgecodeerd Label/Emmer/Toewijzing
- Groeperen op compartiment/toewijzing/voortgang/vervaldatum/label/prioriteit
- Volg de voortgang in de vorm van tabel / grafiek / kalender
analyseer de collaboratieve impact van Planner
- Analyse van de impact van Planner in UW Outlook 365 e-mail en die van degenen die met u samenwerken in uw dagelijkse projecten.
MS Planner maakt deel uit van de Office 365-suite en is volledig geïntegreerd met andere Office 365-toepassingen. Als u Microsoft Teams al gebruikt, kunt u een Scheduler-abonnement hosten in uw Teams-werkruimte, zodat iedereen er toegang toe heeft.
Deel II: Teams
Microsoft heeft niets uitgevonden, het heeft gewoon je oude “face-to-face vergaderingen” “gevirtualiseerd”.
De werkfilosofie van Teams >< Outlook
Communicatie- en deeltools voor Teams en Outlook 2 met een ander bereik
- Begrijp het verschil tussen een verzonden en interactieve communicatie en weet afhankelijk van de situatie hoe je Teams en / of Outlook op de juiste manier kunt gebruiken
Het verschil tussen de 2 hoofdonderdelen van Teams
- Degene die werd gebruikt om te communiceren (voorheen Skype of Skype for Business genoemd)
- Degene die wordt gebruikt om samen te werken (werken in “teams” / “teams”)
Dit om te weten wanneer de ene of de andere effectief en op de juiste manier moet worden gebruikt
Het onderdeel Communicatie met Teams
De 2 soorten communicatie in teams
- Informele communicatie (verzoek om snelle informatie)
- Bellen met een of meer personen in Audio en Visio
- Sms-berichten uitwisselen (Chat – Conversatie)
- Formele communicatie door het verzenden van een uitnodiging om deel te nemen aan een “virtuele vergadering”
- Vanuit Teams of Outlook (Agenda)
De communicatieconsole van de teams
Tijdens virtuele vergaderingen
- Bekijk de lijst met andere deelnemers
- Chat (schriftelijk gesprek)
- Steek je hand op om vragen te stellen
- Het camerabeeld weergeven of niet weergeven
- Inschakelen/dempen
- Mijn scherm delen
- Oproep verlaten / Deelnemen aan oproep (vergadering)
Vind alle info
- Koppelingen naar uitnodigingen voor vergaderingen om op tijd deel te nemen
- Wat gebeurde er in mijn afwezigheid (Activiteiten)
- Zoek oude gesprekken en start nieuwe onderwerpen opnieuw (Chat – Instant Meeting / Gepland)
De samenwerkingscomponent met Teams
Laten we enkele noties van projectmanagement bekijken
- De 7 grote vragen
- Wees SLIM
- Deliverable Structure and Product (WBS) > Wat?
- RACI Matrix> Wie?
Integratie van een nieuwe Planner gekoppeld aan het Teams team
Samenwerken met anderen in mijn organisatie
- Stel een gestructureerd actieplan op
- Bouw een nieuw projectteam
- Wijs aan dit project de lijst toe van mensen die moeten ingrijpen
- Een rol toewijzen aan mijn projectteamleden (lid/eigenaar)
- Structureren van dit team in kanalen
- Kanalen met tabbladen
DEEL III: Onenote
- Het algemene kanaal om de specificaties van uw project op te slaan
- OneNote 365 gebruiken om CdCh te documenteren en te structureren
- Compartimenteer het notitievak in secties (deliverables)
- Structureer secties in pagina’s en subpagina’s (subproduct/product)
- Coderen in pagina’s
- document Kanalen / Teams
- OneNote 365 gebruiken om CdCh te documenteren en te structureren
Voortzetting van het samenwerkingsgedeelte van Teams
- Zodra de structuur is voltooid, communiceert u effectief
- Met 1 of meer personen
- Stuur een bericht naar het kanaal
- Werkvergaderingen organiseren
- Informele communicatie (ogenblikkelijk)
- Formele communicatie (via uitnodiging)
- Samenwerken rond hetzelfde document (Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
Samenwerken met mensen buiten mijn organisatie
Sommige Teams-opties zijn niet beschikbaar voor hen om verschillende redenen die u niet kunt beheren, zoals
- Het feit dat ze een Mac/Linux gebruiken…
- Dat ze een WebApps-versie van Teams gebruiken en niet de desktop-app
- Dat hun Teams-account onjuist is ingesteld (u bent niet hun IT)
Oefeningen
De cursus is volledig opgebouwd rond een voor iedereen begrijpelijke ooefening waarbij alle deelnemers samenwerken.
Praktische informatie
Duur
Talen
Prijs
Locatie
Planning
Boek je training
Vul uw gegevens in om uw boeking te bevestigen.